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Comunicare efficacemente via video: come creare attenzione

Si dice che le persone spesso dimenticano cosa abbiamo detto, ma ricordano come le abbiamo fatte sentire. Sarebbe bello che ricordassero entrambe le cose. L’interazione via video è impostata per questo scopo. Il coinvolgimento e il benessere dei partecipanti derivano da un’utilità oggettiva condivisa, data dall’immediatezza e dalla chiarezza delle informazioni visive e auditive scambiate, e dalla sensazione di sentirsi, semplicemente, parte del gruppo.
Che si tratti di presentare un webinar, interagire a due o partecipare in un gruppo, possiamo sviluppare l’attenzione di chi ci osserva gestendo in modo efficiente le informazioni che forniamo.
Ho scelto di distinguere i consigli in modo da dare evidenza ai tre aspetti che permettono di mettere l’attenzione su di noi.

FAVORIRE LA CONCENTRAZIONE: Favorire il focus sul viso e sullo sguardo supporta il processo di formazione di fiducia che è alla base di ogni relazione professionale.

  • Guardiamo nell’obiettivo della webcam. Non è istintivo farlo, ma il contatto visivo è molto potente per mantenere alta l’attenzione.
  • Per far riposare l’occhio dell’interlocutore e non portarlo via dalle nostre espressioni del viso, riduciamo le interferenze e gli stimoli visivi offerti dall’immagine, come gesti e punti di interesse non funzionali alla conversazione.

Quando si valuta una persona dal vivo l’occhio segue un movimento che va dal basso verso l’alto e da sinistra verso destra. Quando valutiamo l’immagine dello schermo questa tendenza è molto ridotta e l’occhio si trova a spostarsi velocemente per fermarsi sulla prima cosa che cattura lo sguardo: evitiamo orecchini pendenti che si muovono, un bottone o un ciondolo che riflette la luce, il nodo della cravatta storto, una collana troppo ricca o il logo aziendale in contrasto su una polo. Persino i capelli fuori posto e l’effetto “barba delle cinque” vengono enfatizzati in video.
Per far andare lo sguardo al viso, unico punto di interesse, bisogna farlo “scivolare via” dai vestiti. Sì a stampe piccole e poco visibili, tessuti opachi o semi opachi, lisci, in tinta unita o con contrasti tenui e di pesantezza media o leggera, per non aggiungere volume e peso alla figura.
Il giusto equilibrio quindi consiste nell’avere uno stile curato, attuale e naturale che sembra ottenuto in modo facile e che non offra spunti per distrarsi.
Cosa indossare fa parte della strategia scelta per essere percepiti come abbiamo deciso, e in ogni caso la vestibilità deve essere perfetta.

  • Un consiglio fondamentale di grooming femminile: i capelli in ordine e via dal viso, ma non tirati completamente indietro perché in video sembrano scomparire.

OFFRIRE UN CONTENUTO CHIARO: Comunicare attraverso il computer sembra artificioso. Per alleggerire la percezione dell’impegno richiesto dall’esperienza online è importante mantenere alto il livello di energia.

  • Uno dei modi migliori per farlo è comunicare in modo chiaro e completo durante la presentazione. Cosa significa completo? Strutturiamo le frasi con un senso compiuto, chiudiamo il cerchio del discorso con un’enfasi uguale dall’inizio alla fine, sviluppiamo efficienza attraverso l’equilibrio tra un contenuto esaustivo e uno stile di comunicazione chiaro e semplice.
  • Schematizziamo i contenuti presentando gli argomenti con pause ogni 15 minuti. Al termine di ciascun argomento lasciamo spazio per un feedback con domande aperte. In un sistema artificiale di interazione, l’impegno sembra più consistente. E’ meglio aumentare quindi sia la qualità che la frequenza dello scambio di informazioni personali.

Mai chiedere “E’ chiaro?”, ma chiedere “Sei d’accordo con me?” o “Cosa pensi di questo punto?”. 

  • Il tempo è ridotto nelle interazioni online e va usato con efficienza. Efficienza qui significa offrire informazioni in base alla propria esperienza e adattate all’ascoltatore. C’è spazio solo per gli elementi significativi.
  • Trasmettiamo entusiasmo con il tono di voce e le parole scelte e diamo valore ai contenuti indicando come utilizzare le informazioni offerte (Esempio: “Il metodo più semplice per voi potrebbe essere…”).
  • L’audio va gestito molto bene per due motivi: per uno scambio di informazioni coordinato e rispettoso dei tempi, attraverso le funzioni di attivazione/disattivazione dei microfoni individuali, e per eliminare i rumori superflui. Un rumore improvviso può distrarre notevolmente e persino rompere la sensazione di intimità e connessione emotiva tra le persone. Ricordarsi di mettere la funzione Mute per sé stessi quando non si parla, per annullare rumori casuali come colpi di tosse o carta spostata.
  • La variazione consapevole del tono della voce e del ritmo è utile per mantenere l’attenzione dell’ascoltatore. Ogni piccola modifica nello stile comunicativo focalizza l’attenzione del pubblico sulle parole e di conseguenza sui contenuti. 

CREARE COINVOLGIMENTO: Creare coinvolgimento, come ho accennato, rende stimolante l’interazione e alleggerisce la percezione del contesto artificiale. E soprattutto fa stare bene l’interlocutore. Per svilupparlo è importante un buon livello di interazione.

  • L’ideale è iniziare con qualche brevissima informazione personale, che può essere una breve bio, una presentazione delle nostre esperienze e competenze o degli obiettivi dell’incontro, oppure accennare una breve storia che porti l’ascoltatore dentro l’argomento.
  • Per favorire l’interazione, aspetto indispensabile di un webinar, è molto utile utilizzare la funzione di scrittura per le domande (come la chatbox di Zoom, che a me piace molto perché consente a chi parla di gestire i tempi delle risposte e ai partecipanti di ottimizzare le domande), le icone di feedback, o abilitare i microfoni dei partecipanti. Dimostriamo di interessarci molto degli altri, ma con attenzione verso eventuali segnali di timidezza che la comunicazione online può indurre.
  • La migliore strategia, indipendentemente da qualsiasi abilità informatica o caratteristica personale? Esprimere emozioni e essere spontanei. Il cervello umano legge perfettamente i segnali più impercettibili e l’energia personale e l’attitudine verso gli altri passano molto bene attraverso lo schermo. Il tocco distintivo sta quindi nel mostrare che ci sentiamo bene e desideriamo partecipare.

La chiusura di impatto dell’intervento consiste nell’assicurarsi che ciascun interlocutore abbia chiaro come utilizzare le informazioni ricevute, per individuare il successivo step da compiere.

PER APPROFONDIRE, TRA GLI ALTRI ARTICOLI:

  • Johnson, Kim, Sharron J. Lennon, and Nancy Rudd. “Dress, body and self: Research in the social psychology of dress.” Fashion and Textiles 1.1 (2014): 20.
  • Molay, K. “Best Practices for Webinars: Increasing attendance, engaging your audience, and successfully advancing your business goals.” Adobe Systems Incorporated. Retrieved September 29 (2009): 2011.
  • O’Neal, Gwendolyn Sneed. Clothing effects as nonverbal communication on credibility of the message source in advertising. Diss. The Ohio State University, 1977.
  • Badia, Ms Giovanna, and Mrs April Colosimo. “Best practices for engaging users in a web conferencing environment.” age 23 (2013): 1.

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